يعتمد على عدة عوامل خارج عن إرادة الامانة العامة للجان. 

وفقًا لقانون رقم 70 لسنة 2020 بشأن مزاولة مهنة الطب والمهن المساعدة لها وحقوق المرضى والمنشآت الصحية، فإن صفة تقديم الشكوى أمام جهاز المسؤولية الطبية تثبت لـ ذوي الشأن، ويقصد بذوي الشأن عادةً: 

أما الأقارب أو الأشخاص الآخرين فلا تثبت لهم الصفة القانونية لمجرد صلة القرابة، ما لم يكونوا أولياء، أو أوصياء، أو وكلاء، أو ورثة، أو أصحاب مصلحة قانونية مباشرة. وفي التطبيق العملي لدى إدارة الأمانة العامة للجان، يتم التحقق من الصفة والمصلحة عند قيد الشكوى، ويجوز عدم قبولها شكلاً إذا قُدمت من شخص لا يملك صفة قانونية في تمثيل المريض أو المطالبة بحقه. 

عند التصالح بين الطرفين يجب على مقدم الشكوى تعبئة استمارة سحب الشكوى الخاصة بجهاز المسؤولية الطبية في حال كانت الشكوى فردية أو محالة من قبل جهة تابعة لوزارة الصحة – أما إذا كانت الشكوى محالة من إحدى السلطات القضائية (المحكمة – النيابة العامة) يجب على مقدم الشكوى تقديم تنازل في جهة الاحالة _ وإذا ما وافقت السلطة القضائية على امر التنازل وأحالته إلى جهاز المسؤولية الطبية يتم إلغاء بحث الشكوى. في حالات الشكاوى الفردية يحق للجان المنعقدة استكمال اجراءات التحقيق إذا ما رأت أن هناك خطر جسيم أو مخالفة مهنية قد تشكل خطر على الصحة العامة. 

في القانون رقم 70 لسنة 2020 بشأن مزاولة مهنة الطب والمهن المساعدة لها وحقوق المرضى والمنشآت الصحية، نصت المادة (13) على حظر إفشاء أسرار المرضى، وحددت الحالات التي يجوز فيها الإفشاء، ومن الحالات التي يجوز فيها إفشاء السر الطبي عادةً: 
      1. موافقة المريض أو من يمثله قانوناً. 
      2. إذا كان الإفشاء تنفيذاً لنص قانوني أو أمر صادر من جهة قضائية أو جهة تحقيق مختصة. 
      3. للإبلاغ عن الأمراض السارية أو الحالات التي يوجب القانون الإبلاغ عنها. 
      4. إذا كان الإفشاء ضرورياً لمنع وقوع جريمة أو الإبلاغ عنها للجهات المختصة. 
     5. عند الدفاع عن النفس أمام الجهات القضائية أو التأديبية بالقدر اللازم للدفاع. 
      6. في الحالات التي تقتضيها المصلحة العامة أو حماية الغير من خطر جسيم وفق الضوابط القانونية.